Nieuws

________________________________________________________
Tennisvereniging ZNEO
 
 
Notulen Algemene Ledenvergadering ZNEO 21 september 2021
 Aanwezig:
bestuur: Joost Bouma, Ineke Wijnen, Ineke Schutte-Hoogstraten, Egbert Euser, Marieke Berghuis
leden: Alice van Ulsen, Frounie Borgman, Hans Buiter, Geert Bossenga, Peter Krabbenbos, Jennifer Vliem
Afwezig met kennisgeving: Alje Woltjers, Hans Koerts
  1. Opening en vaststellen agenda.
De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Hij constateert met tevredenheid dat er zes leden aanwezig zijn.
Hij memoreert dat verenigingsjaar 2019, bij uitzondering vanwege corona, is afgesloten via berichtgeving in de speciale Nieuwsbrief van december 2020. Van de mogelijkheid om meer uitleg of inzicht te krijgen, heeft geen van de leden gebruik gemaakt.
Gelukkig is corona op zijn retour en zijn er nu meer verenigingsactiviteiten mogelijk.
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
  1. Verslag verenigingsjaar 2019
Zie hierboven 1.
Het verslag wordt nu definitief goedgekeurd.
  1. Mededelingen bestuur
Joost vertelt: De bestuursvergaderingen vonden dit jaar online plaats.
Financieel was het een goed jaar, vanwege corona gerelateerde compensatie voor gederfde inkomsten uit de kantine, een overschot van de subsitie voor de ledverlichting die niet terugbetaald hoefde te worden en toename van het aantal leden.
Financieel is 2020 positief afgesloten; we staan ruim in de plus.
Alice van Ulsen heeft het bestuur verlaten.
Vincent Hamersma is ons komen versterken.
Peter Krabbenbos vraagt wie de nieuwe netten geleverd heeft.
Joost: die zijn geleverd door de gemeente en zelf (met de nodige moeite) bevestigd.
Joost vertelt in het kort het verhaal over ons verzoek om vernieuwing van de banen.
Geert Bossenga vraagt of het overleg moeilijker verloopt nu we bij gemeente Het Hogeland horen.
Joost noemt dat wij steeds het initiatief moeten nemen, dat het overleg online verliep en dat we nu met meerdere personen met verschillende functies te maken hebben.
Peter Krabbenbos vraagt naar de verlichting die niet goed verdeeld is op de baan.
Joost noemt dat de leverancier is gevraagd een afspraak te maken om de lampen bij de stellen.
Marieke is gebeld door de heer Bakker die de energiescan heeft gedaan. Hij kondigde een avond over energiebesparing aan op 12 oktober.
  1. Ingekomen post
Er is geen ingekomen post voor de ALV
  1. Verslag secretaris
Ineke Schutte staat stil bij de belangrijkste gebeurtenissen van 2020.
 Tennis in coronatijd: van maart tot en met december waren er voortdurend beperkende maatregelen, variërend van gebruik ontsmettingsmiddelen en anderhalve meter afstand houden, tot complete lockdown.
Elf keer moesten alle leden geïnformeerd worden over de nieuwe regels.
Vanwege coronaregels werd de NL-doet activiteit verschoven naar september.
Het clubtoernooi kon wel doorgaan op 30 augustus.
De ALV werd eerst uitgesteld en vervolgens afgelast.
 
Vervanging banen: Pogingen tot contact met de gemeente hierover kent een lange voorgeschiedenis.
Toen in mei het gras weer door de banen heen begon te groeien, en er niet gereageerd werd op telefoontjes en mailberichten, besloten we tot een zogenaamde “ingebrekestelling” (een melding door een eiser dat de andere partij een verplichting niet op tijd is nagekomen met daaraan gekoppeld een dwangsom).
De juridisch adviseur van gemeente Het Hogeland reageerde hierop. Hij vond de ingebrekestelling in onze situatie niet van toepassing maar was er duidelijk in dat we behoorlijk behandeld dienden te worden. Hij stuurde de ingebrekestelling door als reminder naar de betreffende ambtenaren die een dag later een afspraak maakten!
In juli vond overleg plaats. Het bedrijf dat het jaarlijks onderhoud verzorgt, had de banen voldoende bevonden. Wij wilden een nieuwe inspectie en gingen dat aanvragen bij de KNLTB.
Bevindingen: geen afkeuring, wel mankementen. Bij nat weer zijn de banen te glad.
Ze zijn dringend aan vernieuwing toe.
Het rapport werd naar de gemeente gestuurd zoals afgesproken waarop weer geen reactie kwam.
(Vervolg 2021: in februari lukte het tot een online overleg te komen. In maart werden de banen door een externe partij onderzocht. Conclusie: de mat is af en moet vernieuwd worden; de onderlaag is goed genoeg. Wordt vervolgd!)
Hans Buiter vraagt of het bestuur verantwoordelijk is bij ongelukken.
Joost reageert: ja, als de baan te slecht is, moeten toernooien en competities afgelast worden.
Er is te weinig onderhoud gepleegd. Het terrein buiten de banen is voor ons.
Joost bedankt Hans voor het korthouden van de randen.
Peter Krabbenbos vraagt naar de drainage.
Joost legt uit dat daar herhaaldelijk verkeerd onderhoud aan gepleegd is waardoor de buizen verstopt raakten.
 Overige zaken:
campagne Balletje slaan: landelijke campagne, voor mensen die tennis (weer) willen proberen.
We hebben ons aangemeld, er waren een paar vrijwilligers, geen aanmeldingen gekregen
Naar aanleiding van een klacht hebben we ons verdiept in het landelijk
Sportbeleid sociale veiligheid van Centrum veilige sport Nederland, NOC-NSF
De secretaris heeft een webinar gevolgd over regelgeving, meldplicht etc.
 In oktober is nieuwe verlichting aangebracht
 Wijziging afvalinzameling per januari 2021
vergaderingen en overleg:
3 x bestuursvergadering, 1 x DB
geen ALV
drie werksessies Sportakkoord Het Hogeland : niet aan meegedaan.
Online sportcafé Het Hogeland, gemeentelijk overleg met sportverenigingen, over  nieuw sportbeleid en harmonisatie. We hebben 2 x deelgenomen. Dit overleg heeft bijgedragen aan de Visie Sport en Bewegen Het Hogeland, die onlangs in de gemeenteraad is aangenomen.
Kringbijeenkomst Het Hogeland: maart, in ons clubgebouw.
 Verslag penningmeester
Het financieel overzicht wordt uitgedeeld.                                                                                                               Vanwege de lage bestuurskosten wordt gevraagd of het bestuur wel eens uit eten gaat.                                       Joost legt uit: nee dat doen we niet omdat de financiën vaak aanleiding gaven tot bezuiniging.                      De ledenvergadering adviseert dat nu wel te doen.                                                                                              Peter  vraagt naar toename van de post verzekering in de begroting.                                                Dat is omdat een bestuursaansprakelijkheidsverzekering is aangevraagd i.v.m. de nieuwe wetgeving in de WBTR.                                                                                                                                                          Geert Bossinga vraagt of er iemand is die zich bezighoudt met werving voor de sponsordoeken.                     Nee we doen niet aan actieve werving.                                                                                                                Geert wil zich hiervoor inzetten.                                                                                                                            Een sponsor betaalt € 300 per drie jaren voor een doek langs de baan en vermelding op de website.                                Frans Leroux regelt het doek. De gemeente is iermee akkoord.                                                                                                                    Hans Buiter benadrukt dat de doeken onderhouden dienen te worden.                                                             Alice merkt op over de kantinekosten (– 1155) dat dit komt door de compensatie die we kregen, één van de meevallers.                                                                                                                                               Dit jaar overtreffen de baten de lasten met 9773 i.t.t. vorige jaren – 300 of – 400. Hierover zijn geen opmerkingen.
De penningmeester wordt hartelijk bedankt. Ook Jacob Borgman wordt bedankt voor zijn ondersteuning. Frounie zal dit doorgeven.
  1. Verslag kascommissie
Hans Buiter en Hans Koerts hebben op 4 september de zaken doorgenomen en vragen gesteld waarop ze goed antwoord kregen. Ze zijn blij met het positieve resultaat (en wat betreft 2021 blij dat de phishing-ellende goed is opgelost!). Zij verzoeken de vergadering décharge te verlenen.
Voor het volgende verenigingsjaar bestaat de kascommissie uit Hans Koerts en een nog door Joost op te sporen commissielid.
  1. Verslag ledenadministratie
Eind december 2020 waren er 122 leden, waarvan 3 jeugdleden. Totaal + 14 t.o.v. vorig jaar.     Frounie noemt dat ze op de basisschool waar ze lesgeeft een folder heeft gezien over sport voor de jeugd in gemeente Het Hogeland. Daar staat ZNEO niet bij.
Genoemd wordt dat tenniskids@school gepland staat voor voorjaar 2022.
Gevraagd wordt of de nieuwe trainer ook lessen biedt voor de jeugd.                                           Joost noemt dat de trainer teveel heeft gepland en bij ons tijdelijk de wintertraining zal geven op donderdag ipv woensdag. In principe geeft hij ook les aan de jeugd. Binnenkort vindt overleg met hem plaats.
  1. Bestuursverkiezing
Alice is gestopt met haar bestuursactiviteiten. Zij wordt hartelijk bedankt voor haar zes jaren inzet, voornamelijk als penningmeester. Ze krijgt bloemen en een fles wijn.
Vincent Hamersma loopt al een tijdje mee in het bestuur. De vergadering gaat unaniem akkoort met zijn benoeming als bestuurslid.
Ineke Wijnen wil stoppen als penningmeester.                                                                                          Egbert Euser verlaat het bestuur eind 2021.                                                                                            We zoeken dus een nieuwe penningmeester en ledenadministrateur en vragen de aanwezigen daar over na te denken.                                                                                                                                    Jennifer stelt voor dat luid en duidelijk te maken door tekst op te hangen, misschien Frans le Roux te vragen daar iets bij te ontwerpen.
  1. Contributie
Gezien de financiële situatie wordt voorgesteld die gelijk te houden voor 2022 waar de vergadering mee akkoord gaat.                                  
Geert vraagt of we veel slapende leden hebben.                                                                                       Joost noemt dat dat ongeveer 20% bedraagt.
  1. Rondvraag
Hans  stelt voor materiaal aan te schaffen voor het onderhoud buiten de banen, zoals een sterke bosmaaier met veiligheidsbroek en helm en een bladblazer. Dat kan via Luuk Kamphuis. Joost zal contact met hem opnemen.                                                                                                     Andere jaren waren er twee klusmomenten: 3e zaterdag maart NL-doet en 3e zaterdag september klusochtend. Door corona gingen die niet door.                                                                                    Frounie stelt een klussenlijst voor waarop leden kunnen intekenen.                                                           Joost ziet voor zichzelf een rol als coördinator als hij volgend jaar met pensioen is.
Hans  geeft aan dat er behoefte is om twee uren achter elkaar te baan te reserveren om meer te kunnen trainen.                                                                                                                                               Egbert noemt dat er ook klachten komen dat er moeilijk te reserveren valt. Hij stelt voor twee uren vast te leggen alleen voor de trainingsgroep, maximaal 1 x per dag, 3 x per week.                                      Woensdag is al een drukke dag.
Geert bedankt het bestuur voor de aanschaf van de stofzuiger.
Peter vraagt of we de gemeente willen vragen het gaas rondom de baan dicht te maken en met de grond te laten aansluiten.                                                                                                                             Dit was al het voornemen van het bestuur.
Over wintercompetitie en ééndaagse toernooien: Peter en Joost organiseerden dat tot nu toe.                           Jennifer heeft aangeboden dat samen met Peter te willen doen. Joost trekt zich hieruit terug.                        Peter wil aandacht voor integratie van nieuwe leden/zaalvoetballers.                                                                  Frounie wil graag een corona proof wintercompetitie, ook in het belang van de sociale cohesie.                                                   Na de vergadering overleggen Peter en Jennifer verder.                                                                                       
Marieke herinnert nog een keer aan het afscheid van Frenk a.s. woensdag.
  1. Sluiting
Joost bedankt alle aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering.
Actielijst en besluiten
verslag verenigingsjaar 2019 wordt definitief goedgekeurd
de ledenvergadering verleent décharge aan het bestuur m.b.t. het financieel jaarverslag 2020
Geert Bossenga gaat zich inzetten voor werving sponsoren
de kascommissie 2021 bestaat uit Hans Koerts en ?? Joost gaat op zoek naar een kascommissielid (en bij voorkeur ook een reservelid)
bestuurswijziging: Alice is gestopt, Vincent Hamersma wordt door de vergadering benoemd als bestuurslid.
openstaande bestuursfuncties: penningmeester en ledenadministrateur
de contributie blijft hetzelfde voor 2022
Joost neemt contact op met Luuk Kamphuis over aan te schaffen materiaal voor onderhoud terrein buiten de banen
Joost wordt kluscoördinator als hij met pensioen is
voor leden van de trainingsgroep kan twee uren achter elkaar de baan gereserveerd worden via de ledenadministrateur max 1 x per dag, max 3 x per week
Jennifer en Peter nemen de organisatie van competities en toernooien op zich. Joost trekt zich hieruit terug.
Verslag Ineke Schutte-Hoogstraten, secretaris